Databehandleraftale

Denne aftale regulerer den behandling af personoplysninger, som Nem Media ApS foretager på vegne af kunden i forbindelse med brugen af LoyalSum.

Kunden er dataansvarlig for oplysninger om sine egne kunder og bestemmer, hvad der indsamles, og hvad det bruges til. LoyalSum er databehandler og behandler alene oplysningerne efter kundens instruks.

Aftalen indgås automatisk ved købet og gælder, så længe kunden bruger LoyalSum.

Behandlingen sker udelukkende for at levere de funktioner, kunden har købt:

• At tage imod feedback og anmeldelser fra kundens egne kunder gennem en stander.
• At føre digitale stempelkort og pointprogrammer: tilmelding, optjening af stempler eller point, belønninger og rabatter.
• At vise kunden statistik over brugen af standeren.

De registrerede er kundens egne kunder samt kundens eget personale.

Der behandles disse oplysninger om kundens kunder:

• Feedback: bedømmelse, en eventuel fritekstkommentar samt navn og e-mail, hvis kunden selv skriver dem. Alle tre felter er frivillige for den, der giver feedback.
• Stempelkort og pointprogram: navn, e-mail, telefonnummer og et eventuelt kundenummer — kun det, butikken selv beder om — samt optjente stempler, pointsaldo og bevægelserne bag den, belønninger og rabatter.
• Statistik over scanninger: tidspunkt og enhedstype. Der gemmes hverken IP-adresse eller andet, der kan pege på en enkelt person.
• Om personalet: navn, e-mail og hvilke rettigheder de har.

LoyalSum behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra kunden. Denne aftale, sammen med den brug kunden gør af systemet, udgør instruksen.

Oplysningerne bruges ikke til egne formål, videresælges ikke og bruges ikke til at træne kunstig intelligens.

Mener LoyalSum, at en instruks strider mod databeskyttelsesreglerne, gives der besked med det samme.

Kunden indestår for at have et lovligt grundlag for den behandling, der instrueres om, og for selv at oplyse sine egne kunder efter forordningens artikel 13. Det følger af rollen som dataansvarlig, men står her, fordi det er den forpligtelse, der oftest overses — og fordi den ikke er vores at opfylde på kundens vegne.

Kun de personer hos LoyalSum, der har brug for adgang for at levere og drive tjenesten, har adgang til oplysningerne. De er pålagt tavshedspligt.

LoyalSum træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder:

• Al trafik sendes krypteret.
• Adgangskoder gemmes aldrig i klartekst.
• Hver butiks data er teknisk adskilt, så én butik ikke kan se en andens.
• Adgang til at stemple og indløse gives pr. medarbejder og kan lukkes enkeltvis af butikken selv.
• Kundens stempelkort tilgås via en hemmelig adresse, der fungerer som nøgle, og som ikke kan gættes.

Kunden giver hermed generel tilladelse til, at LoyalSum benytter de underdatabehandlere, der er anført nedenfor.

LoyalSum pålægger hver underdatabehandler de samme databeskyttelsesforpligtelser, som følger af denne aftale, og LoyalSum hæfter fuldt ud over for kunden for underdatabehandlerens opfyldelse af dem. Opfylder underdatabehandleren ikke sine forpligtelser, er det altså os, kunden skal holde sig til.

Ændres listen, får kunden besked senest 30 dage før, og kunden kan gøre indsigelse. Kan der ikke findes en løsning, kan kunden opsige abonnementet.

Al behandling af personoplysninger sker inden for EU/EØS. Både database, hosting og udsendelse af e-mails ligger i Irland, som det fremgår af skemaet ovenfor.

Skulle det blive nødvendigt at overføre personoplysninger til et land uden for EU/EØS, sker det alene på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en gyldig beslutning om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, og kunden får besked forinden.

LoyalSum bistår kunden med at opfylde sine forpligtelser, herunder:

• Anmodninger fra registrerede om indsigt, rettelse, sletning, begrænsning eller dataportabilitet. Henvender en af butikkens kunder sig til os, videresender vi til butikken.
• Sikkerheden i behandlingen samt eventuelle konsekvensanalyser og forudgående høringer.

LoyalSum underretter kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet opmærksom på et brud, og under alle omstændigheder senest 72 timer efter.

De 72 timer er den yderste grænse og ikke målet. Kunden har selv 72 timer til at anmelde til Datatilsynet, regnet fra kunden bliver bekendt med bruddet, så vi giver besked så snart vi ved nok til, at beskeden er til at handle på — også selvom billedet endnu ikke er fuldstændigt. Et ufuldstændigt varsel i tide er mere værd end et fyldestgørende, der kommer for sent.

Underretningen beskriver bruddets karakter, hvilke oplysninger og hvor mange registrerede der er berørt, de sandsynlige konsekvenser og hvad der er gjort. Det er kunden, der som dataansvarlig anmelder til Datatilsynet.

LoyalSum stiller på anmodning de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at vise, at denne aftale overholdes, og besvarer kundens spørgsmål om behandlingen.

Er dokumentationen ikke tilstrækkelig til at vise, at aftalen overholdes, kan kunden lade en uafhængig revisor gennemføre en revision, herunder inspektion. Det kan ske højst én gang årligt, varsles med mindst 30 dages varsel og må ikke forstyrre driften unødigt. Kunden afholder egne omkostninger og revisorens honorar.

Trappen findes, fordi en ubegrænset ret til fysisk inspektion er en reel byrde for en tjeneste af vores størrelse — og fordi de spørgsmål, en revision skal besvare, næsten altid kan besvares på skrift. Er svarene ikke gode nok, står døren åben.

LoyalSum sletter automatisk personoplysninger efter faste frister. Oprydningen kører hver nat.

Kunden er dataansvarlig for sine egne kunders oplysninger. Ønsker kunden en anden frist end nedenstående, aftales det konkret — skriv til os, så finder vi ud af, om det kan lade sig gøre. Sker det ikke, gælder disse frister som instruks:

• Stempelkort og point — navn, e-mail, telefon, stempler og pointsaldo: 24 måneder uden aktivitet.
• Webshopkøb, der endnu ikke er knyttet til et kort — kundens e-mail: 90 dage efter kundens seneste webshopkøb.
• Feedback — navn og e-mail: 12 måneder.
• Feedback — selve kommentaren: 24 måneder.
• Feedback — bedømmelse og dato: ingen frist.
• Statistik over scanninger: ingen frist.
• Dokumentation af cookiesamtykker: 3 år.
• Log over handlinger på stempelkort og pointprogram: 24 måneder.
• Oplysninger om personale: straks ved fjernelse.
• Butikkens egne oplysninger og fakturaer: 5 år efter regnskabsårets udløb.
• Alt ved manglende betaling: 6 måneder.
• Alt ved aftalens ophør: 30 dage.

Manglende betaling er IKKE aftalens ophør. Kan en betaling ikke gennemføres, suspenderes adgangen til dashboardets indsigt og redigering, men kundeforholdet består, denne aftale forbliver i kraft, og der slettes ingenting. Kundens egne kunder kan fortsat bruge deres stempelkort og deres point, og personalet kan fortsat give og indløse stempler, point og belønninger.

Suspensionen varer 6 måneder. Betales der inden da, gælder aftalen uændret videre, som var der ikke sket noget.

Går der 6 måneder uden betaling, ophører aftalen. Ved ophør sletter LoyalSum efter kundens valg alle personoplysninger eller leverer dem tilbage senest 30 dage efter ophøret.

Undtaget er alene det, lovgivningen kræver gemt. I praksis er det fakturaerne med kundens navn og adresse, som bogføringsloven kræver opbevaret i fem år efter regnskabsårets udløb. De indeholder ingen oplysninger om kundens egne kunder.

Har kunden bedt om at skifte til en anden leverandør, udskydes sletningen, indtil kunden har haft den tid til at hente sine data, som dataforordningens artikel 25 giver — se handelsbetingelsernes § 12. Det er ikke en imødekommenhed, men et krav: forordningen om databeskyttelse tager selv forbehold for det, EU-retten kræver gemt.

Kunden kan til enhver tid selv bestille sletning af alt uden at afvente fristerne. Det sker under Abonnement i dashboardet og kræver, at virksomhedens navn skrives, og at et link sendt til virksomhedens mailadresse bekræftes; derefter går der 7 dage, hvor det kan fortrydes. Spærrerne findes, fordi en sletning ikke kan gøres om, og fordi den rammer kundens egne kunder samtidig. Kunden kan i stedet bede os om at gøre det — så bekræfter vi først, hvem der anmoder.

Kunden kan til enhver tid slette oplysninger om en enkelt af sine egne kunder direkte i systemet.

Kræver ny lovgivning eller praksis ændringer i aftalen, varsles de senest 30 dage før. Hæves aftalens version, får kunden besked på mail.

Parterne hæfter over for hinanden efter dansk rets almindelige regler for tab, der skyldes en tilsidesættelse af denne aftale eller af databeskyttelsesforordningen. En ansvarsbegrænsning aftalt i handelsbetingelserne begrænser IKKE ansvaret over for de registrerede efter forordningens artikel 82 — det kan den ikke, og det skal den ikke se ud til at kunne.

Aftalen er underlagt dansk ret, og tvister afgøres ved de danske domstole.

Spørgsmål til aftalen og til behandlingen af personoplysninger sendes til kontakt@loyalsum.dk, som er kundens kontaktpunkt hos os. LoyalSum har ikke pligt til at udpege en databeskyttelsesrådgiver og har ikke udpeget en.